Blog
Totul despre casa de marcat – GHID COMPLET
Casa de marcat este unul dintre cele mai utile dispozitive pentru afacerile de orice tip. Nu ai nevoie de o casă de marcat doar pentru a îţi desfăşura activitatea legal, deoarece acestea sunt obligatorii în ceea ce priveşte o mare parte din afaceri, ci şi pentru a ţine o evidentă asupra contabilităţii business-ului tău. Lumea fără casele de marcat ar însemna reîntoarcerea la vânzările “pe carnet” sau folosind sisteme contabile şi fiscale demodate.
Exista o mulţime de domenii în care casa de marcat este obligatorie, atât pentru companii mari precum hypermarket-uri, saloane sau magazine retail, cât şi pentru afaceri mici şi mijlocii, cum ar fi taxiurile sau standurile din cadrul târgurilor.
Dacă îţi doreşti să afli mai multe despre casa de marcat, de la tipurile existente pe piaţă şi până la legislaţie sau accesorii necesare, am pregătit pentru tine un ghid care să îţi fie de folos.
Cuprins:
2. Fiscalizarea casei de marcat
3. Integrarea casei de marcat într-un sistem POS
4. Accesorii şi consumabile necesare funcţionării casei de marcat
5. Contracte de service pentru casa de marcat
FAQ – întrebări frecvente despre casa de marcat
1. Tipuri de case de marcat
Exista mai multe tipuri de case de marcat, iar în general acestea se aleg după specificul afacerii, după mărimea acesteia, dar şi după nevoile întâmpinate. Cele mai importante două tipuri de case de marcat sunt casa de marcat fixa şi cea portabilă. Descoperă mai multe despre acestea în rândurile de mai jos:
1.1 Casa de marcat fixă
Casa de marcat fixă este după cum îi spune şi numele, cea care are o locaţie fixă şi nu se poate muta cu uşurinţă. Iată ce fel de afaceri folosesc casele de marcat fixe:
- Hypermarket-urile şi supermarket-urile. Aceste două tipuri de business sunt cel mai bun exemplu atunci când vine vorba de case de marcat stationare. De obicei, ele au case de marcat integrate într-un sistem POS, case de marcat cu mai multe funcţii. Gândeşte-te la zona caselor de marcat din hypermarket-ul preferat. Vei găsi nu numai o casă de marcat, ci şi funcţie de cântar, banda de produse sau software pentru interogarea preţurilor.
- Magazine de retail. Magazinele de haine, cosmetice, bricolaj şi aproape orice magazin de mari dimensiuni, care face parte dintr-un lanţ, va avea case de marcat integrate in sisteme POS, cu funcţii asemănătoare celor dintr-un hypermarket sau supermarket. Desigur, o bună parte din aceste magazine nu au nevoie de dispozitive atât de avansate ca cele pentru magazinele alimentare mari. Spre exemplu, un magazin ce vinde haine rareori va avea nevoie de o bandă pentru produse generoasă deoarece volumul de cumpărături nu ar justifica utilizarea uneia.
- Benzinării. Un alt tip de afacere unde utilizarea unei case de marcat portabile pur şi simplu nu ar fi justificată. Benzinăriile utilizează casele de marcat fixe cu funcţii avansate integrate, atât pentru plata alimentarii cu benzină, cât şi pentru plata alimentelor sau produselor non-alimentare achiziţionate.
- Restaurante, baruri, cafenele, fastfood-uri. Industria HoReCa are nevoie de case de marcat performante pe care să poată lista multitudinea de produse pe care le comercializează, în funcţie de specificul fiecărui business. Un sistem de vânzare cu casa de marcat portabilă sau integrată este o alegere ideală, iar sistemul POS nu trebuie să lipsească, având în vedere că foarte mulţi clienţi plătesc cu cardul la restaurante, baruri, cafenele sau alte locaţii din industria HoReCa.
1.2 Casa de marcat portabilă
Casa de marcat portabilă este cea de mici dimensiuni, ce poate fi mutată uşor şi luată cu tine oricând este necesar. Foarte multe business-uri mici şi mijlocii folosesc casa de marcat portabilă, dar şi unele afaceri mari, unde utilizarea unei case de marcat fixe nu se justifică. Iată câteva tipuri de afaceri unde utilizarea casei de marcat portabile este cea mai indicată:
- Saloane de înfrumuseţare. Saloanele de înfrumuseţare, de masaj sau de servicii SPA de dimensiuni mici şi medii folosesc cu succes casele de marcat portabile. De ce? Acestea nu au un trafic foarte mare de clienţi astfel încât să justifice nevoia unei case fixe.
- Săli de fitness. Sălile de fitness din ziua de azi au la baza subscripţiile online, astfel încât foarte puţine plăţi se mai realizează propriu-zis în sala de fitness. Din acest motiv, unele săli aleg folosirea casei portabile, în timp ce sălile de mari dimensiuni pot opta pentru case de marcat fixe.
- Servicii de ride-sharing sau taximetrie. Serviciile de ride-sharing sau de taximetrie impun folosirea unei case de marcat portabile. Aceasta este necesară pentru a putea oferi bon fiscal pentru serviciile prestate. Acest tip de casă de marcat este ideal pentru a fi utilizat şi depozitat în interiorul unei maşini.
- Comerţ ambulant. Stand-urile de la târguri şi orice alt tip de desfăşurare a comerţului ambulant utilizează casele de marcat portabile pentru a înregistra încasările şi a oferi bon fiscal consumatorilor. În astfel de cazuri, folosirea unei case de marcat fixe nu poate reprezenta o soluţie.
În prezent, aproape toate tipurile de case de marcat, fie ele fixe sau portabile impun utilizarea funcţiei de jurnal electronic. Acesta poate fi de tip memorie integrată sau de tip software şi înregistrează toate datele de pe aceasta, date pe care le poate transmite în timp real către ANAF. Există şi excepţii de la această legislaţie, astfel încât cei ce prestează servicii cu valoare fixă, precum muzeele sau bibliotecile, transportul public de călători şi comerţul ocazional cu produse de tip agricol nu trebuie să folosească neapărat case de marcat cu jurnal electronic.
2. Fiscalizarea casei de marcat
Cum se face conectarea casei de marcat la ANAF? Cum se face fiscalizarea casei de marcat? Ei bine, trebuie să ştii că orice afacere are datoria de a declara încasările şi mişcările financiare deprinse, iar fiecare casă de marcat trebuie să fie înregistrată la ANAF pentru a preveni şi combate fraudele fiscale.
Conform ordinului 435/2021, utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale şi conectarea lor la ANAF sunt obligatorii:
“Se aprobă Procedura de conectare a aparatelor de marcat electronice fiscale, definite la art. 3 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, la sistemul informatic naţional de supraveghere şi monitorizare a datelor fiscale al Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, denumit în continuare sistem informatic, prevăzută în anexa nr. 1 la prezentul ordin.”
Incepand cu 01.03.2022 documentele se depun numai in format electronic cu formularul C801 prin intermediul Spatiului Privat Virtual. Mai intai trebuie sa aveti activat SPV pentru societatea dumneavoastra .Iată de ce acte ai nevoie pentru a întreprinde fiscalizarea casei de marcat:
Pentru activităţi fără sediu de lucru precum comerţul ambulant sau serviciile la domiciliu:
- Copie C.U,I.
- Copie C.I.F. (pentru plătitorii TVA)
- Copie Certificat Constatator cu activităţi la terţi
- Copie Rezoluţie O.N.R.C. activităţi terţi
- Copie MENŢIUNI O.N.R.C. (dacă există)- pentru activităţi la terţi
- Copie Dovada Spaţiu Sediu – contract inchiriere , comodat , proprietate etc.
- Copie CI Administrator
Pentru activităţi ce au puncte de lucru precum saloane de înfrumuseţare, săli de fitness sau servicii de consultanţă:
- Copie C.U,I.
- Copie C.I.F. (pentru plătitorii plătitorii TVA)
- Copie Certificat Constatator de la punctul de lucru (atenţie : este cel de o pagină)
- Copie Rezoluţie O.N.R.C. punct lucru
- Copie MENŢIUNI O.N.R.C. (dacă există)- pentru punct de lucru
- Copie Dovada Spaţiu Punct lucru/Sediu – contract inchiriere , comodat , proprietate etc.
- Copie CI Administrator
Pentru activităţi de tip ride-sharing sau transport călători :
- Copie C.U,I.
- Copie C.I.F. (pentru plătitorii plătitorii TVA)
- Copie Certificat Constatator cu activităţi la terţi
- Copie Rezoluţie O.N.R.C. activităţi terţi
- Copie MENŢIUNI O.N.R.C. (dacă există)- pentru activităţi terţi ;
- Copie Dovada Spaţiu Sediu
- Copie CI Administrator
- Autorizaţie A.R.R.
- Copie carte identitate vehicul
- Copie talon
- Copie Conforma A.R.R.
- Contract de comodat pentru autovehicul (dacă este cazul)
Conform ANAF, iată ce obligaţii au operatorii economici care au casele de marcat în zone unde există servicii de telecomunicaţii:
“Operatorii economici care dețin aparate de marcat electronice fiscale instalate în zone deservite de rețele de comunicații au obligația să întreprindă demersurile necesare pentru conectarea acestora la sistemul informatic MF-ANAF.
Astfel, operatorii economici se adresează distribuitorilor autorizați/unităților acreditate de service cu solicitarea intervenției acestora în scopul trecerii aparatelor de marcat electronice fiscale instalate în profil online și implicit conectarea la sistemul informatic.
Operatorii economici utilizatori de aparate de marcat electronice fiscale asigură, cu caracter permanent, îndeplinirea condițiilor pentru menținerea conexiunii (de exemplu asigură neîntreruperea serviciilor de internet etc.).
După realizarea conectării aparatului de marcat electronic fiscal la sistemul informatic, conform procedurii, operatorul economic deținător al aparatului de marcat, poate verifica, prin intermediul serviciului Spațiu Privat Virtual, eventuale mesaje pe care sistemul informatic le poate transmite, referitoare la disfuncționalitățile transmiterii fișierelor de la AMEF la sistemul informatic, conform prevederii art. 2 alin. (2) din OpANAF nr. 435/2021. RECOMANDARE: înregistrarea în SPV a operatorilor economici, pentru a beneficia de informațiile puse la dispoziție în contul de SPV” (extras din Ghidul cu privire la conectarea aparatelor de marcat electronice fiscale la sistemul informatic al MF-ANAF)
Fiscalizarea casei de marcat se poate face cu ajutorul unor profesionişti în înregistrarea casei de marcat, dar şi în instalarea acesteia, iar acest lucru poate aduce o mulţime de avantaje pentru tine şi afacerea ta. În primul rând, rata de erori va fi mai mică, iar tu nu va trebui să îţi faci griji legate de înregistrarea şi conectarea la ANAF şi nici dacă acest proces a fost realizat corect deoarece profesioniştii vor face acest lucru ca la carte. În plus, atunci când apelezi la profesionişti, vei avea parte de un contract avantajos, servicii de reparaţii, garanţie şi mai mult timp pentru a te ocupa de alte aspecte esenţiale ale afacerii tale.
3. Integrarea casei de marcat într-un sistem POS
Integrarea casei de marcat într-un sistem POS înseamnă plăti cu cardul efectuate direct, fără a mai fi nevoie să introduci manual fiecare tranzacţie cu cardul în casa de marcat. Acest lucru înseamnă plăti mai rapide, mai puţine erori şi reducerea volumui de muncă pentru tine sau angajaţii tăi. Pe lângă avantajul de a oferi plată cu cardul pentru clienţii tăi, un sistem POS integrat poate oferi o mulţime de alte facilităţi, precum cititoare de coduri de bare, pentru o scanare rapidă, software de gestiune pentru business-ul tău, cântare pentru marfa la vrac şi/sau imprimante de etichete. Un astfel de sistem complet va asigura necesarul business-ului tău atunci când vine vorba de sistemul de casă de marcat.
Dacă doreşti să integrezi un sistem POS sau un sistem de vânzare complet cea mai bună opţiune este să apelezi la o firmă specializată care îţi va oferi training, astfel încât angajaţii să poată utiliza corect şi uşor sistemele. De asemenea, o firmă specializată îţi va asigura garanţia aparaturii şi un contract de service, care este obligatoriu prin lege.
4. Accesorii şi consumabile necesare funcţionării casei de marcat
Cel mai important şi utilizat consumabil atunci când vine vorba de casele de marcat sunt rolele de hârtie. Acestea vor trebui schimbate frecvent, deoarece fiecare bon oferit consumatorului va contribui la diminuarea rolei. De asemenea, este posibil să mai ai nevoie de cabluri de date şi/sau încărcătoare în funcţie de tipul de casă de marcat ales. În cazul unor accesorii ce nu se înlocuiesc uşor, este de preferat să apelezi la firma care ţi-a instalat produsul.
5. Contracte de service pentru casa de marcat
Contractul de service pentru casa de marcat este obligatoriu prin lege, însă acest lucru are o serie de avantaje pentru tine:
- Primeşti noutăţile direct de la sursă. Contractul de service înseamnă şi că firma responsabilă te va notifica de îndată cu privire la orice tip de modificări sau schimbări ce au loc în legislaţia fiscală sau la nivelul utilizării caselor de marcat.
- Nu trebuie să îţi faci griji dacă apar defecţiuni. Nu va fi nevoie să îţi baţi capul său să te stresezi dacă apar defecţiuni la casa de marcat. Contractul de service îţi va oferi asistenta unor profesionişti pentru rezolvarea cât mai rapidă a problemei.
- Te poate ajuta cu înregistrarea la ANAF. Astfel de contracte pot include şi ajutor pentru fiscalizarea la ANAF, ca tu să ai mai mult timp pentru afacerea ta.
Concluzii
Casa de marcat este un element esenţial în aproape orice tip de afacere, atât pentru o uşoară contabilizare a încasărilor, cât şi pentru a respecta normele legislative în vigoare. Este important să achiziţionezi casa de marcat de la o companie cu experienţă, care îţi poate oferi atât consiliere, cât şi contract de service sau posibilitatea de realiza fiscalizarea la ANAF pentru tine. De asemenea, alege o casă de marcat care să corespundă nevoilor firmei tale, dar şi bugetului acesteia. Ai posibilitatea să deduci costurile casei de marcat, însă va trebui ca afacerea ta să îndeplinească anumite criterii.
FAQ – întrebări frecvente despre casa de marcat
- Care este tariful de conectare a casei de marcat la ANAF?
Tariful de conectare poate să difere de la firmă la firmă, însă de obicei acest cost nu se include în tariful contractului de service intrucat actualizarile softului casei de marcat sunt verificate si aprobate de autoritatile guvernamentale contra unor tarife percepute firmelor importatoare. Sfatul nostru este să optezi pentru o echipă cu experienţă, care oferă astfel de servicii frecvent, astfel încât să nu apară riscul unor erori de procedura.
2. Care este prețul unui contract de service casa de marcat?
În general preţul unui contract de service se încadrează în limita a câteva zeci de lei pe lună. Este recomandat să fii foarte atent și la ce ți se oferă în acest contract și ce se intamplă atunci cand casa de marcat se strică. Alegerea unui prestator de servicii serios este esențială pentru bunul mers al afacerii tale.
3. Ce casa de marcat să cumpăr?
Alege casa de marcat în funcţie de specificul afacerii tale, de dimensiunea afacerii, dar şi de fluxul de clienţi zilnic. Firmele specializate ce oferă case de marcat şi servicii pentru acestea te pot ajuta cu sfaturi utile. O firmă cu reputatie va oferi case de marcat ce se conformează tuturor cerinţelor impuse de lege şi îţi va oferi ajutor atât cu instalarea sa, cât şi cu încheierea unui contract de service şi cu aprovizionarea cu accesoriile potrivite.
4. De unde aflu cum să folosesc în mod corect casa de marcat?
Firma care îţi va instala casa de marcat te va putea ajuta cu instruire în ceea ce priveşte utilizarea corectă a acesteia. Nu este o idee bună să încerci să foloseşti casa de marcat utilizând mijloace externe, precum tutoriale, deoarece acestea pot oferi informaţii eronate sau insuficiente.De asemenea pe perioada contractuala esti asistat pentru utilizarea in mod corect a casei de marcat/ O companie specializată te va ajuta atât să înveţi să foloseşti corect casa de marcat, cât şi alte tipuri de produse conexe, precum soft-ul de gestiune sau monitoarele touchscreen.
5. Care este perioada de garanţie a unei case de marcat?
Perioada de garanţie poate varia de la câţiva ani la garanţie nelimitată, în funcţie de operator. Cea mai bună soluţie este să găseşti un contract de service pentru casa de marcat ce oferă garanţie nelimitată astfel încât să reduci costurile de reparaţii pe termen lung pentru business-ul tău şi să te asiguri că alegi aparatura de calitate.