Prin automatizare și digitalizare micii și marii antreprenori reușesc să țină pasul cu tendințele pieței și să se ridice la nivelul așteptărilor acesteia. Integrarea unui sistem POS (point of sales) în afacerea pe care o deții este o modalitate prin care poți să ai o interacțiune mult mai sigură și mai eficientă cu clienții și, de asemenea, reprezintă o metodă optimă pentru a mări numărul de vânzări. Sistemul POS este format din hardware-ul și software-ul prin care o firmă poate taxa și prin care poate accepta plăți din partea clienților. După fiecare tranzacție prin sistemul POS, suma încasată este direcționată către contul bancar al firmei.
Indiferent de produsele sau serviciile comercializate, un sistem POS este util pentru a accepta plăți. Totuși, este important să alegi un sistem potrivit pentru afacerea pe care o deții, în așa fel încât gestionarea operațiunilor de vânzare să fie cât mai simplă. De asemenea, ar fi bine să alegi un sistem POS complet, care să conțină: casă de marcat, cântar omologat cu etichete, sertar de bani, cititor de coduri de bare. Pentru inventariere și vânzare directă către clienți se poate utiliza și un sistem POS mobile.
Cronos Evolution este unul dintre distribuitorii de marcă la care poți apela atunci când ai nevoie de sisteme POS, dar și de alte instrumente care îți pot ușura munca atunci când activezi în comerț.
În acest material vei descoperi informații utile pe care trebuie să le cunoști atunci când vine momentul să investești într-un sistem de gestionare a plăților. Pentru a evita problemele și erorile, ține cont de toate aceste detalii și bucură-te de de vânzări fără griji.
1. Sistem POS – componente fizice
e. Imprimantă termică pentru bonuri
2. Soft de vânzare și gestiune
a. Program de gestiune hotelieră
b. Program de gestiune service
c. Program de gestiune magazin/retail
3. Sistem POS în funcție de destinație
b. Sistem POS restaurant, sistem POS fast-food sau autoservire
c. Sistem POS mobil pentru târguri, transport de persoane
FAQ – întrebări frecvente despre sistemul POS
2. Cât costă o casă de marcat?
3. Cât costă un cântar electronic?
4. Cât costă omologarea unui cântar electronic?
5. Dețin o afacere mică. Este avantajos să achiziționez un sistem POS?
7. Ce înseamnă cântar omologat?
8. Care este cel mai bun soft de gestiune?
9. Cât costă un program de gestiune?
1. Sistem POS – componente fizice
Un sistem POS include mai multe componente fizice, interdependente, care asigură funcționalitatea și eficiența gestiunii. Pentru a înțelege mai bine cum funcționează fiecare componentă, este esențial să îți fie clare funcțiile unui sistem POS:
- facturare – înregistrarea tranzacțiilor efectuate de magazin, un lucru important pentru scanare și vânzare rapidă, care poate să scadă timpul de așteptare de la case în cazul comerțului cu amănuntul.
- gestionare excelentă a stocurilor – un sistem POS permite gestionarea stocului în timp real și facilitează preconizarea cantității de bunuri deținute pe o anumită perioadă de timp. La momentul primirii unei comenzi trebuie doar să scanezi sau să introduci articolele în sistem, iar acestea vor fi salvate în software. Inventarul se va face mult mai ușor și mai rapid în acest mod și se evită pierderile și furturile, precum și confuziile și erorile.
- corelarea comenzilor clienților cu cele pentru furnizori – clienții nehotărâți sau cei care nu dispun pe moment de bugetul necesar pentru a achiziționa un anumit produs pot să solicite păstrarea articolului până la o dată ulterioară. De asemenea, se poate întâmpla să nu ai produsul cerut pe stoc și să trebuiască să îl comanzi. Pentru ca această comunicare magazin – client, magazin – furnizor să se întâmple cât mai comod și rapid, iar vânzarea să aibă loc, sistemul POS foarte util.
- integrarea comenzilor către furnizori – sistemul POS poate înregistra și comenzile trimise furnizorilor, un element care te va ajuta la o mai bună gestionare a stocurilor. Orice achiziție efectuată de magazin poate fi înregistrată direct în sistemul POS pentru urmărire și pentru o inventariere corectă. Această funcție va reduce costurile prin achiziția unui număr minim de produse și, în plus, poate limita comenzile clienților în funcție de cantitatea disponibilă în stoc.
- rapoarte consistente și personalizabile – acestea pot să fie efectuate cu ajutorul sistemului POS care facilitează raportarea activității comerciale a firmei pe o anumită perioadă de timp. Rapoartele sunt create automat și includ vânzări, contacte, prețuri, achiziții, inventariere, ceea ce oferă o imagine clară asupra evoluției companiei.
- management simultan al mai multor magazine – unele sisteme POS permit gestionarea mai multor magazine în cadrul aceluiași software. Aceasta este o variantă ideală pentru magazinele de tip franciză sau pentru lanțurile de magazine. Datele pot fi gestionate mult mai ușor, iar inventarul se poate optimiza pentru fiecare magazin în parte, gestionarea realizându-se într-o locație centrală, de unde se deține, de fapt, controlul – pentru fiecare unitate în parte.
În continuare, vei găsi informații despre elementele unui sistem POS: casa de marcat, calculatorul și monitorul, cititorul de coduri de bare, cântarul electronic omologat și imprimanta termică pentru bonuri.
a. Casa de marcat
Casa de marcat este dispozitivul de gestionare a numerarului utilizat în mod obișnuit în comerțul cu amănuntul și în alt tip de afaceri. Această componentă a sistemului POS este folosită pentru a calcula și pentru a înregistra vânzările și tranzacțiile electronice și pentru a ține evidența exactă a banilor care intră și ies. De asemenea, casa de marcat poate calcula și adăuga taxe și poate genera chitanțe. O casă de marcat include de obicei o tastatură sau un ecran tactil, o imprimantă de chitanțe și un sertar pentru depozitarea numerarului.
Conform legilor din România, toți operatorii economici care prestează servicii sau livrează bunuri au obligația de a utiliza permanent aparate de marcat electronice fiscale. Aceeași legislație dă și obligativitatea comercianților ca, odată cu instalarea unei case de marcat, să încheie și un contract de service, fără de care legiuitorul va aplica sancțiuni. Cronos Evolution oferă în același pachet cu sistemul POS și contractul de service.
b. Calculator și monitor
Aceste componente facilitează efectuarea operațiunilor legate de tranzacții de orice tip din cadrul firmei. Monitoarele touchscreen sunt preferate în sistemele de vânzare datorită eficienției, a designului, dar și datorită aplicațiilor necesare:
- puncte de vânzare magazine, PC/laptop
- software de gestiune, restaurant
- puncte de service
- sisteme integrate
- info-chioșc
- aplicații restaurante, hoteluri
c. Cititor de coduri de bare
Un cititor de coduri de bare este un scaner inclus în sistemul POS, fiind un dispozitiv portabil sau fix, utilizat pentru a citi și captura informațiile regăsite într-un cod de bare. Acesta este compus dintr-un scaner, un decodor (fie încorporat, fie extern) și un cablu folosit pentru a conecta cititorul la computer sau la sistemul POS.
Deoarece un cititor de coduri de bare doar captează și traduce codul de bare în numere și/sau litere, datele trebuie transmise unui calculator, astfel încât o aplicație software să poată traduce datele.
Cititoarele de coduri de bare oferă mai multe avantaje pentru afacerile de vânzare cu amănuntul:
- reducerea erorilor de preț
- acuratețe și eficiență
- servicii îmbunătățite pentru clienți
- niveluri reduse ale stocurilor
Cele mai frecvente cazuri de utilizare a cititorului de coduri de bare includ sistemele POS de vânzare cu amănuntul, managementul inventarului și managementul activelor.
d. Cântar electronic omologat
Cântarul electronic este esențial în comerțul cu amănuntul. Acest dispozitiv trebuie să fie precis, pentru ca procesul de vânzare să fie unul corect și transparent, având în vedere că se realizează chiar în fața clientului. Conform legislației europene, orice cântar utilizat în firme care vând produse populației trebuie să fie omologat. Această condiție presupune că, periodic, proprietarul trebuie să se prezinte pentru o verificare metrologică și, în plus, cântarul achiziționat trebuie să aibă un certificat de conformitate.
e. Imprimantă termică pentru bonuri
Imprimanta termică pentru bonuri poate fi conectată la sistemul POS prin USB, port serial sau LAN, în funcție de tipul acesteia. Principalele avantaje ale utilizării acestui dispozitiv includ:
- costuri reduse de operare
- este ușor de folosit
- viteză mare de imprimare
- zgomot redus
- durabilitate
- este mai evoluat din punct de vedere tehnic decât alte dispozitive din aceeași gamă
- calitate a imprimării
Imprimanta termică trebuie dotată cu role de hârtie, acestea fiind consumabile de care vei avea nevoie pe parcursul utilizării imprimantei.
2. Soft de vânzare și gestiune
Achiziționarea unui soft de vânzare și gestiune reprezintă o investiție în propria afacere, precum și în eficiența echipei de vânzări. Aceste softuri sunt gândite pentru a facilita vânzarea produselor și a serviciilor pe care le oferi și pot să genereze un profit semnificativ mai mare, motiv pentru care companiile le-au adoptat pe scară largă în aproape toate industriile. Un astfel de sistem ajută din punct de vedere al organizării, precum și din perspectiva prioritizării sarcinilor. În plus, softul de vânzare și gestiune este personalizabil, în funcție de activitatea firmei.
a. Program de gestiune hotelieră
Programul pentru gestiune hotelieră te poate ajuta sub următoarele aspecte:
- management eficient al rezervărilor, flux eficient de clienți;
- administrare ușoară a intrărilor și ieșirilor, structură organizatorică eficientă;
- rapoarte detaliate;
- lista clienților și black-list;
- check-in rapid, fără timpi de așteptare și costuri generate de aceștia.
b. Program de gestiune service
Programul de gestiune service oferă următoarele facilități importante:
- control total asupra afacerii, în orice moment;
- rapoarte detaliate de clienți și inventar;
- managementul calității și eficienței.
c. Program de gestiune magazin/retail
Programul de gestiune retail oferă următoarele beneficii:
- rapoarte detaliate;
- program personalizabil;
- gestionare eficientă a stocurilor;
- posibilitate de a economisi resurse;
- eficientizarea activității casierilor.
3. Sistem POS în funcție de destinație
Pentru eficiență maximă, tipul sistemului POS trebuie ales în funcție de scopul în care va fi utilizat. În acest mod, avantajele acestuia vor fi exploatate la maxim și investiția va fi una cu adevărat rentabilă.
a. Sistem POS pentru magazine
- tranzacții rapide
- timp redus de așteptare
- limitarea pierderilor
- control asupra stocurilor și asupra activității angajaților
b. Sistem POS restaurant, sistem POS fast-food sau autoservire
- generare de rapoarte detaliate
- vizualizarea configurației meselor pentru generarea notelor de plată
- acces rapid la informații legate de stocuri, încasări
c. Sistem POS mobil pentru târguri, transport de persoane
- procesare rapidă și eficientă a plăților
- posibilitatea utilizării telefonului pentru procesarea plăților
- transmite chitanțe digitale
- permite efectuarea de plăți contactless
- gestionare simplificată a inventarului
Prin achiziționarea unui sistem POS complet beneficiezi de garanție pentru toate componentele. Astfel, în cazul în care un element se defectează, acesta va fi înlocuit în conformitate cu garanția și poți să apelezi la asistență, dar și la training din partea distribuitorului. Așadar, un sistem POS nu numai că îți ușurează mult munca, însă poate să ducă inclusiv la creșterea profitului, datorită proceselor automatizate care scurtează timpii de așteptare și fac experiența clientului mult mai plăcută. De aceea este recomandat să ai în vedere achiziționarea unui astfel de sistem sau un upgrade la variante performante, care te-ar putea ajuta să îți organizezi mai mult și mai bine propria afacere.
FAQ – întrebări frecvente despre sistemul POS
1. Ce înseamnă POS?
POS este o abreviere de la point of sales, în traducere – punct de vânzare. Conform dicționarului, această prescurtare se referă la locul din magazin în care are loc schimbul dintre vânzător și cumpărător, dar în cadrul termenului „sistem POS” este vorba despre componente și tehnologii care facilitează tranzacțiile.
2. Cât costă o casă de marcat?
Prețurile unei case de marcat care respectă toate cerințele legale în vigoare în România, dar și termenele legale de conectare a acestora la serverele ANAF încep de la 495 lei. În funcție de model și de necesități, prețurile pot să ajungă la 920-930 lei la distribuitorul Cronos Evolution. Solicită oferta sau contactează-ne pentru detalii.
3. Cât costă un cântar electronic?
Cântarul electronic este de mai multe tipuri și prețul diferă în funcție de autonomie, dar și de alte caracteristici tehnice. Poți achiziționa un cântar comercial cu 375 lei, mai ales dacă urmărești reducerile de pe Cronos Evolution, dar dacă dorești un dispozitiv cu mai multe funcții – poți investi chiar și 2100 lei pentru un cântar.
4. Cât costă omologarea unui cântar electronic?
În toate cazurile, Cronos Evolution include omologarea în prețul pachetului necesar pentru un sistem POS sau în prețul cântarului, așa că nu va trebui să aloci un buget distinct pentru această procedură.
5. Dețin o afacere mică. Este avantajos să achiziționez un sistem POS?
Da. Un sistem POS ajută la eficientizarea muncii și la reducerea cheltuielilor indiferent de tipul afacerii pe care o deții. Inventarul, activitățile angajaților, stocurile și tot ceea ce ține de tranzacții financiare vor deveni sarcini mult simplificate și mai rapide.
6. Ce înseamnă omologare?
Omologarea metrologică oferă garanția valorii măsurate pentru un schimb corect între cumpărător și vânzător. Este o procedură reglementată prin lege care impune o serie de condiții tehnice pe care trebuie să le îndeplinească un cântar comercial (cum ar fi senzori, indicator de greutate).
7. Ce înseamnă cântar omologat?
Un cântar omologat este un dispozitiv comercial care îndeplinește criteriile legale și tehnice pentru a fi utilizat în cadrul unei firme ce are ca scop vânzarea de produse către populație.
8. Care este cel mai bun soft de gestiune?
Achiziționarea unui soft de gestiune reprezintă un pas înainte în ceea ce privește o afacere. Când vine vorba de alegerea acestuia, este important să stabilești întâi modul în care va fi utilizat. Pentru a te bucura de un soft de gestiune de cea mai bună calitate trebuie să faci diferența între programele pentru magazine, hoteluri, cofetării/fast-food sau alte tipuri de afaceri. Softurile Imperial sunt personalizabile pentru mai multe business-uri și se comercializează la prețuri accesibile pe Cronos Evolution.
9. Cât costă un program de gestiune?
În funcție de caracteristicile tehnice, dar și de aplicațiile disponibile, prețul unui program de gestiune poate varia de la 170 lei la 2500 lei. Cu cât programul este mai performant, cu atât sarcinile de muncă pot să fie eficientizate într-o mai mare măsură.